System Zarządzania Jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej
System zarządzania jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej został ustanowiony na mocy zarządzenia Przewodniczącego PKA z dnia 24 kwietnia 2013 r. oraz zmodyfikowany następującymi zarządzeniami: z dn. 10 grudnia 2015 r., z dn. 5 stycznia 2018 r., z dn. 11 grudnia 2019 r., z dn. 23 września 2020 r. oraz z dn. 11 lutego 2021 r., z dnia 24 maja 2022 r.
System zarządzania jakością obejmuje swym zakresem obszar działalności Polskiej Komisji Akredytacyjnej określony w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Stosowanie systemu dotyczy organów Polskiej Komisji Akredytacyjnej, przewodniczących i członków zespołów działających w ramach obszarów kształcenia, zespołu odwoławczego oraz wszystkich ekspertów Komisji, a także - w niezbędnym zakresie - pracowników Biura Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Organizację i tryb pracy Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz szczegółowe kompetencje jej organów określone są w Statucie Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Organizację i tryb pracy Biura PKA określa Regulamin organizacyjny nadany przez Przewodniczącego Komisji.
Cele Systemu
Celem nadrzędnym systemu zarządzania jakością jest podniesienie skuteczności działań podejmowanych w związku z realizacją misji i strategii Polskiej Komisji Akredytacyjnej, ich ciągłe doskonalenie, a także zagwarantowanie realizacji zadań ustawowych w sposób gwarantujący powtarzalność cech jakościowych.
Celami szczegółowymi systemu są:
- zapewnienie profesjonalizmu i obiektywizmu w zakresie realizowanych procesów,
- zapewnienie zasobów umożliwiających realizację procesów na wysokim poziomie,
- ciągłe doskonalenie i rozwój systemu zarządzania jakością,
- doskonalenie kanałów komunikacji i współpracy z interesariuszami Komisji,
- kształtowanie postaw projakościowych.
Skuteczna realizacja celów jest możliwa dzięki wdrożeniu i utrzymaniu podejścia procesowego do zarządzania jakością w Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz poprzez następujące działania:
- prawidłowe planowanie oraz nadzór nad realizowanymi zadaniami,
- podnoszenie kwalifikacji i zdobywanie nowych kompetencji przez osoby pracujące na rzecz Komisji,
- zapewnianie sprawnego przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz Komisji,
- zapoznawanie wszystkich osób pracujących na rzecz Komisji z polityką jakości i jej celami,
- identyfikowanie i rejestrowanie problemów jakościowych związanych z realizowanymi zadaniami i funkcjonowaniem systemu,
- kształtowanie kultury jakości Komisji poprzez egzekwowanie zgodności czynności wykonywanych przez członków, ekspertów i pracowników Biura z wymaganiami procedur, a także budowanie poczucia wspólnej odpowiedzialności za jakość i ułatwianie inicjowania zmian projakościowych,
- organizowanie przeglądów oraz podejmowanie działań zapobiegawczych i korygujących.
Budowa Systemu
Podstawę budowy wewnętrznego systemu zarządzania jakością stanowi identyfikacja kluczowych procesów umożliwiających realizację zadań powierzonych Polskiej Komisji Akredytacyjnej w związku z wymaganiami sformułowanymi w ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, aktach wykonawczych oraz „Standardach i wskazówkach dotyczących zapewnienia jakości w europejskim obszarze szkolnictwa wyższego”. Generalną zasadą polityki informacyjnej w zakresie systemu zarządzania jakością jest ustanowienie publicznego dostępu do danych dotyczących: polityki jakości oraz celów, zidentyfikowanych procesów, procedur postępowania Komisji, jej członków i ekspertów oraz – w stopniu wynikającym z zakresu powierzonych zadań – pracowników Biura PKA, monitorowania, mierzenia, analizowania i doskonalenia działań Komisji, zamierzeń i etapów realizacji wyznaczonych celów.
Model systemu zarządzania jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej funkcjonuje w cyklu PDCA związanym z planowaniem, wdrażaniem, nadzorowaniem i ciągłym doskonaleniem zidentyfikowanych procesów.
Przeglądy
- System poddawany jest corocznym przeglądom dokonywanym przez Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością, mającym na celu weryfikację i aktualizację polityki jakości oraz wprowadzanie zmian w systemie, przy poszanowaniu zasady jego integralności.
- Do określenia zakresu procesu doskonalenia wykorzystywane są przede wszystkim polityka jakości, cele jakościowe, a także wyniki audytów wewnętrznych oraz wyniki przeglądów wewnętrznych i zewnętrznych.
- Odpowiedzialność za stałe doskonalenie systemu zarządzania jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej ponosi Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością. W procesie ciągłego doskonalenia uczestniczy również kierownictwo Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz jej Biura poprzez wnoszenie propozycji oraz inicjowanie działań doskonalących.
Odpowiedzialność
Nadzór nad systemem zarządzania jakością pełni Przewodniczący Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Powołuje on również Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. Przewodniczący PKA zarządza niezbędnymi zasobami kadrowymi, materialnymi i niematerialnymi.
Przewodniczący poszczególnych zespołów obszarów kształcenia sprawują osobisty nadzór nad przebiegiem procesów w zespołach i ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowy przebieg. Odpowiedzialność członków i ekspertów Polskiej Komisji Akredytacyjnej określona została w Statucie oraz Kodeksie Etyki i uszczegółowiona w przyjętych procedurach.
Procedury i harmonogram
Polska Komisja Akredytacyjna działa w oparciu o procedury określające sposób realizacji procesu lub jego części, odpowiedzialność osób podejmujących działania na różnych jego etapach, zasady dokumentowania czynności. PKA działa zgodnie z harmonogramami przyjmowanymi uchwałą Prezydium Komisji.
Oceny i analizy
Polska Komisja Akredytacyjna monitoruje i dokonuje na bieżąco pomiarów skuteczności wszystkich procesów w odniesieniu do realizowanej polityki, celów oraz stawianych im wymagań ilościowych lub jakościowych.
Analiza obejmująca wyniki monitorowania i pomiaru ma na celu określenie skuteczności stosowanego systemu oraz jego doskonalenie. Analizy przeprowadzają osoby lub zespoły upoważnione lub Pełnomocnik ds. zarządzania jakością. Wyniki pochodzące z przeprowadzonych analiz są przekazywane Przewodniczącemu Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz publikowane, a wnioski z nich płynące są podstawą ewentualnych działań doskonalących.
Okienko Jakości
Jednym z najważniejszych elementów Systemu Zarządzania Jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej jest „okienko jakości” – formularz kontaktowy pozwalający wszystkim interesariuszom na przesłanie uwag i sugestii (także anonimowo), które trafiają bezpośrednio do Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością PKA.